Пилотную инициативу осуществили на базе приемной ЗГД по производству Виталия Князева. Совместно с секретарем руководителя Анастасией Суховой были описаны и стандартизированы бизнес-процессы, в которых заключена суть ежедневной работы секретариата руководителя.
Скрупулезному изучению и описанию подверглись 35 бизнес-процессов. Фактически, они затрагивают все сферы работы секретаря. Это документооборот, работа с программами, сортировка поступающей корреспонденции, а также расположение необходимых вещей в кабинетах и на рабочем столе. Результатом стали стандарты операций, своеобразная инструкции для секретаря ЗГД по производству. Он ориентирован, прежде всего, на те случаи, когда новому человеку придётся подменять отсутствующего постоянного сотрудника.
"Понятно, что когда ты давно работаешь, то и так это всё знаешь, - замечает Анастасия Сухова, секретарь руководителя ОДО. - Но, представляя себя на месте новичка, я уверена, что мне такая инструкция 100% помогла бы гораздо быстрее адаптироваться. Благодаря стандартизации процессов, любому новому сотруднику будет проще ориентироваться в работе, понять правильное расположение документации и алгоритм действий в той или иной ситуации. Кроме того, такой стандарт облегчает коммуникацию и для сотрудников завода - меньше путаницы в том, куда положить нужный документ, где его забрать и так далее".
Как итог стандартизации, уменьшаются потери времени во время рутинных каждодневных операций. Например, только поток поступающей в день документации в приёмную ЗГД по производству может насчитывать не один десяток бумаг. Кроме того, важной составляющей ежедневных будней является работа со специализированными программами.
"В течение дня я неоднократно пользуюсь компьютерным софтом для разных задач, - добавляет Анастасия Сухова. - Зачастую, правильную и эффективную последовательность действий при этом удается выяснить только опытным путём. А в инструкции это уже прописано, не нужно снова постигать всё заново, совершая лишние действия".
Стандартизации рабочего места заняла несколько месяцев. При этом Виталий Князев отмечает интересную деталь, что в тоже время пришлось навести порядок и у смежных участников процессов, в том числе, у него самого. Например, пересмотрели часть бизнес-процесса по постановке и контролю выполнения поручений ЗГД по производству.
"Для меня приятно, что теперь исчезла разница между ожиданиями и фактическим результатом в стандартизированных процессах, - резюмирует Виталий Князев. - Как следствие, растёт удовлетворение от работы всех участников процессов. Кроме того, снижается необходимость операционного контроля над ними. По сути, в стандарт мы закладываем лучшую практику, лучший известный на этот момент правильный способ выполнения задач. Благодаря этому новые люди быстрее входят в курс дела без потери качества выполняемой работы".
На производстве все привыкли к стандартизации в виде инструкций, предписаний, типовых процессов. В кабинете тот же функционал выполняет методология, шаблоны и формы. С появлением первого полностью стандартизированного рабочего места офисного сотрудника появляется большой задел на будущее. Виталий Князев обращает внимание руководителей и владельцев процессов всех уровней на пользу такого подхода, а также призывает получить свой положительный опыт в этом процессе, сообщает телеграм-канал завода.
